档案数字化工作是组织系统信息化建设的重要内容，不仅能提高档案利用效率、保护纸质档案，也为纸质档案增设了“监控器”。2016年以来，澄合矿业销售分公司按照档案数智化管理要求，不断加快推进档案数字化建设工作。截至目前，已全面达到档案管理标准化、科学化、信息化水平，并连续多年获得矿业公司档案数字化先进单位荣誉。

完善制度，提高执行力

该公司制定完善了《档案数字化建设工作方案》和跟踪督导制度，成立了档案数字化建设工作小组，建成档案信息管理平台，并实现与0A办公自动化系统进行单点登录、用户同步及借阅流程审批的集成，档案借阅完全实现网上办理。自档案信息管理平台投入使用以来，档案室整理归档各类档案1020卷、3690件，归档率、完整率和准确率达到100%，档案借阅的便利性，赢得了广大干部职工的一致认可和好评。

“对时间久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。另外，通过对档案的数字化处理，也防止了部分档案被篡改的行为。”综合办公室专职档案员杨帆介绍说，通过公司内网，职工可以随时随地进行档案检索、借阅，不仅提高了效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。

配齐硬件，强化保障

该公司积极争取专项资金，利用原有办公场所，为档案管理数字化扫描工作购置了电脑、扫描仪、打印机，加装了数字化档案管理信息系统、操作系统，满足了数字化扫描工作需要，确保档案管理安全无忧。

在此基础上，对室藏档案进行了数字化扫描加工处理，并在档案系统进行了全文拼接。通过平台对电子文件完成自动编目、装盒或组卷、查重、断号检查、插入、打回、合并、拆分等工作，数字化的档案信息通过公司内网实现异地的远程利用，使查阅利用变得更为方便快捷。档案利用方式也由原来的调阅纸质档案，变为数字化扫描加工后的数字化档案，最大程度保护了纸质档案不受损坏，彻底改变了传统载体档案管理和利用方式，节约了大量的人力物力。

组织培训，提升服务

为进一步推动公司档案管理的服务质量和管理人员的业务水平，公司邀请专业人员为档案管理员进行档案专业知识和法律法规的业务培训，并对公司智慧数字档案管理平台的使用、业务定制、系统管理、权限管理、流程定制等相关内容进行详细的讲解和实操，档案管理员对档案管理从理性认知到实际操作都有了明显提高。

同时，要求现场工作人员严格遵守工作时间、保密规定、操作程序、工作环境、安全管理等的相关规定，确保档案数字化工作安全不出问题；严禁带有摄像头的手机和U盘等有存储功能的电子设备进入现场，确保扫描工作安全有序开展；严格整理、录入、扫描、图像处理、质检、装订等重点环节，确保全文识别清晰无误、检索录入信息完整、系统格式兼容，保障档案实体和信息安全。

该公司通过档案管理方式的数字化转型，打造了高标准的整体智治、高效协同、主动服务、安全可控的智慧档案工作体系，实现了纸质档案与电子档案的“双档制”，真正实现了查询快捷、数据安全的管理目标，助力企业转型和创新发展迈向新台阶。（郭蓓心）